Estas são algumas das perguntas mais comuns durante uma entrevista para um assistente administrativo ou trabalho de secretária, possíveis respostas a essas perguntas e alguns conselhos gerais.
Assistente administrativo: perguntas e respostas comuns
- Quais programas de computador você usou em seus trabalhos anteriores e com quais você se sente mais confortável? A verdade é que me sinto muito confortável usando o Word, PowerPoint, Outlook e Excel. Eu tenho alguma experiência com o MS Access, mas não me considero um especialista. No entanto, com os outros programas mencionados, pude preparar apresentações, documentos e planilhas. Além disso, sou capaz de gerenciar o email de várias contas e organizar calendários no Outlook. Para provar isso, tenho o Certificado de Usuário Avançado do Microsoft Office 2010.
- Você tem alguma experiência em supervisionar outras pessoas no escritório? No meu último trabalho, fui encarregado de treinar os alunos que fizeram estágios em nossa empresa. Durante 3 meses, fui encarregado de ensinar-lhes todos os processos administrativos e responder a qualquer pergunta que eles tivessem. Além disso, eles receberam várias tarefas diárias para ver como eles funcionavam. No final, fui encarregado de completar a avaliação de cada um deles.
- Como você lida com situações em que seu chefe está estressado e sob muita pressão? Eu tento que o estresse e a pressão sofridos pelo meu chefe não afetem minha produtividade, tento acalmar a situação e mostrar ao meu supervisor que ele pode contar comigo para resolver qualquer problema. Nessas situações, tenho a tendência de ser proativo e oferecer algumas soluções ao meu supervisor, o que talvez eu não tenha considerado.
- Você prefere trabalhar em um ambiente de equipe ou onde a independência total de cada funcionário é respeitada? Eu sempre me senti parte da equipe nas posições que tive. Quando tenho que me sentar para concluir minhas tarefas de maneira independente, faço isso sem nenhum problema, mas gosto de colaborar com os outros membros do escritório para alcançar os objetivos comuns.
- O que você espera do seu supervisor? Do meu supervisor, eu espero respeito, tarefas desafiadoras e senso de equipe. Do meu supervisor, não espero que alguém jogue papéis na minha cara, me peça coisas sem me olhar nos olhos ou me fazer sentir como uma escrava. Eu sei o valor que posso trazer para uma equipe e espero ser tratado com o respeito que qualquer pessoa merece. Além disso, gostaria que meu supervisor confiasse em minhas habilidades, me atribuísse tarefas desafiadoras e me visse como parte do sucesso da equipe.
- Qual é a sua maior habilidade e como você espera usá-la neste trabalho? A minha maior habilidade é a capacidade que tenho de relacionar com as pessoas de uma forma natural, produtiva e descontraída. Eu usaria essa habilidade para sempre tentar ficar um passo à frente das expectativas do meu supervisor; Quando você chegar a algo que você precisa, eu já posso tê-lo pronto e pronto para entregar.
- Qual é a sua maior fraqueza? Minha maior fraqueza foi sempre a parte técnica do trabalho, os programas de computador e o funcionamento dos computadores. Por isso, decidi durante o ano passado conquistar meu medo e obter o certificado da Microsoft que mencionei antes. Embora eu reconheça que não sou um nerd de computador, pelo menos tenho o nível necessário para concluir qualquer tarefa atribuída a mim.
- Você tem algum problema em atender o telefone da recepção, as pessoas que entram no escritório e as tarefas no computador? Claro que não. Uma das virtudes de uma boa administração é saber como atender às diferentes funções que são necessárias. Eu já tenho 4 anos de experiência em multitarefa: telefone, visitantes, supervisor, computador ... e até mesmo ajudar um parceiro se precisar de ajuda.
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Foto @ Monica Rodriguez
